Assistant Administratif Petite Enfance - Mairie de Ris-Orangis H/F - Communes

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Gérer des dossiers administratifs.
Assurer l'accueil téléphonique et physique.

Activités principales et tâches associées :
Pour le service petite enfance 50% :
- Accueil physique et téléphonique quotidien
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs, ponctuellement
- Rendez-vous physique pour des inscriptions sur liste d'attente lors de l'absence de Mme Royer
- Centralisation des évènements festifs des structures et suivi des demandes auprès des autre services (demandes d'alimentation, de matériels...) et suivi régulier
- Centralisation des demandes de communications, affiches, livrets... de toutes les structures, lien avec la DPE et le service communication de façon régulière
- Vérification du site internet, veille prospective et proposition d'amélioration concernant la communication du service, à faire au moins 3 fois par an
- Mise en place et suivi du chrono-courrier du service, courrier sortant et entrant et suivi des courriers sur le logiciel courrier, suivi régulier
- Suivi d'un tableau de centralisation du matériel Snozzelen de toutes les structures petite enfance
- Mise en forme de documents pour la DPE
- Soutenir les directrices des structures en cas de besoins spécifiques, ponctuels et administratifs
- Suivi des inscriptions aux samedis en famille

Pour la crèche Familiale 50% :
- Accueil physique et téléphonique quotidien
- Transmission et suivi des transmissions quotidiennes
- Suivi mensuel des heures des assistantes maternelles
- Pointage bi mensuel des heures des enfants accueillis chez les assistantes maternelles
- Rédaction des comptes-rendus de réunions, environ 2 fois par an
- Tri, classement, archivage de documents
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Gérer les réunions, rendez-vous, déplacements et tenir l'agenda du responsable de structure
- Gérer les commandes du matériel de bureau environ 2 fois par an
- Commandes trimestrielles de lait et de couches
...et toutes les activités afférentes au poste.

Activités secondaires ou occasionnelles :
Participer aux manifestations organisées par les services de la petite enfance et de la crèche familiale (Noël, fête de fin d'année...).
Eventuellement participation à une réunion en soirée ou le samedi matin ( samedis en famille)

Savoirs :
- Connaître les grandes règles administratives (hiérarchie) et les procédures administratives et de communication
- Méthode de prise de notes et frappe.

Savoir-faire :
- Maîtriser les logiciels Word, Excel, petite enfance...
- Appréhender le caractère d'urgence des informations.
- Maîtriser la gestion des documents administratifs (matérielle et financière).
- Classer et ordonner des dossiers et documents.
- Communiquer à l'oral et à l'écrit (capacité rédactionnelle).
- Connaissance des missions, projets de fonctionnement, structuration des services de la petite enfance.
- Gérer son temps, organiser le travail et mettre en oeuvre.
- Savoir rendre compte de son travail

Savoir-être :
Sens du travail en équipe et du service public - Capacité d'écoute et de synthèse - Autonomie - Ponctualité - Réactivité - Rigueur - Discrétion

Diplômes, certificats, permis... :
BAC pro secrétariat, BTS assistante administrative, expérience dans des postes administratifs similaires