Assistant·e Administrative Service Technique - Commune de Saint Chaffrey H/F - Communes

Sous l'autorité du DST, vous assurez la gestion administrative et le secrétariat des services techniques de la collectivité.

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE :
Assurer le secrétariat des services techniques

- Accueillir téléphoniquement les usagers, entreprises et partenaires,
- Gérer le courrier entrant et sortant,
- Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs,
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers,
- Organiser les réunions.


Assurer le suivi administratif des activités techniques
- Suivre les demandes d'intervention,
- Mettre à jour les tableaux de bord en lien avec le DST,
- Assurer le suivi administratif des travaux réalisés en régie ou par les entreprises,
- Préparer les dossiers administratifs liés aux opérations de travaux.

Participer à la gestion budgétaire
- Établir les demandes de devis,
- Suivre les bons de commande,
- Vérifier les factures en lien avec le service Finances,
- Assurer le suivi des crédits budgétaires en lien avec le service Finances,


Assurer le suivi des marchés publics
- Préparer les pièces administratives des consultations en lien avec le DST et le service juridique,
- Assurer le suivi des procédures,
- Veiller au respect des échéances contractuelles,
- Participer au suivi des marchés publics (pièces administratives, notifications, reconductions, avenants).

Participer au suivi des ressources du service
- Gérer les congés, absences et plannings administratifs,
- Suivre les formations obligatoires,
- Assurer le suivi administratif des véhicules, matériels et équipements (contrôles réglementaires, assurances, maintenance).

Activités complémentaires
- Participer à la préparation des commissions ou réunions techniques,
- Mettre à jour les bases de données patrimoniales,
- Assurer le suivi des signalements des administrés,
- Participer à la démarche qualité et à l'amélioration des procédures.

Savoirs
- Fonctionnement des collectivités territoriales,
- Organisation des services techniques,
- Règles de rédaction administrative,
- Notions de comptabilité publique (M57),
- Notions relatives aux marchés publics,
- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Savoir-faire
- Organiser et prioriser les tâches,
- Rédiger des documents administratifs,
- Suivre des dossiers complexes,
- Utiliser des logiciels métiers,
- Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi,
- Respecter les délais et les procédures.

Savoir-être
- Sens de l'organisation,
- Rigueur,
- Discrétion professionnelle,
- Réactivité,
- Esprit d'équipe,
- Qualités relationnelles,
- Autonomie,
- Sens du service public.

Relations fonctionnelles
- Ensemble des services de la collectivité,
- Services financiers,
- Service commande publique,
- Élus,
- Entreprises,
- Bureaux d'études,
- Services de l'État et partenaires institutionnels,
- Usagers

Conditions d'exercice
- Travail en bureau,
- Horaires réguliers avec possibilité d'adaptation selon les nécessités de service,
- Utilisation quotidienne des outils informatiques,
- Déplacements ponctuels sur les sites de la collectivité.
Moyens mis à disposition
- Poste informatique,
- Téléphone,
- Logiciels bureautiques et métiers,
- Véhicule de service si nécessaire.
Profil recherché
- Formation administrative (Bac à Bac +2 souhaitée),
- Expérience dans une collectivité territoriale appréciée,
- Connaissance de l'environnement technique et des procédures administratives,
- Maîtrise des outils numériques et aptitude au travail en équipe.