- Nancy - 54
- Fonctionnaire
- Service Public
📑 Missions du poste
Description de la structure d'affectation :
La Direction du Numérique (DN) de l'Université de Lorraine participe à la définition de la stratégie numérique de l'établissement. Elle assure la maîtrise d'oeuvre des actions et des projets SI qui en découlent. Elle fait remonter les besoins des usagers et veille à la sécurité du Système d'Information de l'université. Présente dans tous les domaines du numérique, elle accompagne au quotidien, dans leur utilisation des services numériques, 60 000 étudiants et 7 100 personnels répartis sur 49 sites. La DN est composée de plus 220 personnels répartis dans 4 sous-directions.
Mission 1 : Assistance du sous-directeur et gestion administrative de la sous-direction / À ce titre l'agent doit (activités):
- Tenir l'agenda et organiser les réunions (assurer la logistique, établir les convocations, préparer les documents, et diffuser les documents nécessaires...)
- Préparer des courriers administratifs
- Effectuer la gestion administrative des entretiens professionnels (convocations, envoi des documents...)
- Faire le suivi administratif et financier des stagiaires (conventions de stage et gratifications)
- Documenter les procédures administratives dans le wiki
- Assurer le soutien logistique dans l'organisation d'évènements ponctuels (devis, réservation de salle, ...)
Mission 2 : Gestion financière et comptable du budget de la sous-direction / À ce titre l'agent doit (activités):
- Établir et suivre les bons de commande (récurrents, annuels, ponctuels)
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Établir les fiches de dépenses en investissement
- Gérer les contrats de maintenance en relation avec les fournisseurs
- Suivre le budget et les dépenses avec le responsable financier
- Contrôler la finalisation des ordres de missions des agents
- Établir et alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans SIFAC
Mission 3 : Gestion et facturation des conventions de prestations de services Numériques aux partenaires de l'UL / À ce titre l'agent doit (activités):
- Participer à la rédaction et à la mise à jour des conventions de services numériques avec les partenaires
- Suivre la mise en place et l'actualisation des contrats et conventions dans l'application GECO
- Réaliser la facturation et assurer le suivi budgétaire des recettes
Mission 4: Contribution à la gestion administrative et financière de la direction / À ce titre l'agent doit (activités):
- Être référent pour l'organisation des déplacements professionnels des agents.
- Assurer le suivi et la facturation des contrats et prestations internes.
- Être en soutien administratif et financier de l'équipe administrative.
L'agent est susceptible d'exercer des activités complémentaires non ciblées dans le profil de poste.
👤 Profil recherché
Vous devez être titulaire d'un Bac minimum.
Connaissances
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative, de secrétariat, de gestion des missions et déplacement
- Connaissance de la nouvelle réglementation relative à la gestion budgétaire et comptable (GBCP)
- Connaissance des marchés publics
- Bonne connaissance de la réglementation en rapport avec ses missions.
Compétences opérationnelles
- Maîtrise de l'application budgétaire et comptable : SIFAC
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
- Bonne connaissance de l'outil de suivi des conventions : GECO
- Capacité d'adaptation aux évolutions technologiques et organisationnelles
- Capacité à rechercher, interpréter et appliquer la réglementation
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Gérer la confidentialité des informations et des données
Compétences relationnelles
- Autonomie en sachant rendre compte de son activité
- Capacité à s'exprimer oralement, maîtrise rédactionnelle
- Capacité d'écoute indispensable pour s'approprier les différents domaines d'intervention très techniques
- Sens de l'organisation, rigueur
- Aisance relationnelle, sens des relations humaines
- Savoir gérer les imprévus
- Respecter la confidentialité
CDD temps plein à pourvoir dans les meilleurs délais jusqu'au 31/08/2027 (renouvellement possible par année universitaire)