Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

Sous l'autorité du Responsable Service Approvisionnement et Stocks, l'assistante technique fait le lien entre les différents services de la Restauration Scolaire : le service achats, la cellule magasin, la cellule distribution, les fournisseurs de denrées alimentaires et les prestataires de service.

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

- Gestion administrative et technique du service approvisionnements et stocks
- Réception des appels : informer, orienter et renseigner les correspon-dants
- Faire le lien avec les fournisseurs pour les livraisons de denrées
- Enregistrement des demandes d'intervention des différents services

- Traitement et suivi administratif
- Gestion de l'agenda
- Mise à jour des plannings de congés du service
- Classement des documents
- Suivi des visites médicales
- Rédaction des comptes rendus de réunion
- Rédaction des rapports circonstanciés

- Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Planification des astreintes
- Planification des tournées pour les livraisons internes
- Envoi et suivi des demandes d'intervention lié au magasin et à la flotte automobile
- Rédactions des fiches de non conformité
- Déclaration des sinistres

- Gestion de stock
- Préparation de l'inventaire avec l'équipe du magasin
- Saisie de l'inventaire sur le logiciel métier Fusion
- Déstockage des marchandises suite aux différentes livraisons

- PMS (Plan de Maîtrise Sanitaire) magasin central
- Préparation et mise en place du PMS du magasin central
- Mise à jour régulière des différentes données liées au PMS

- Référente FUSION ( logiciel de restauration scolaire)
- En lien avec avec le SALAMANDRE (développeur du logiciel Fusion)

CAP / BEP souhaité.
Expérience sur un poste similaire souhaité.

Savoir :
- Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissances en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissances de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques

Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir
- d'outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus

Savoir-être :
- Capacités rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Savoir faire preuve de diplomatie
- Respect de la confidentialité
- Prise d'initiative
- Polyvalente