Assistant Administratif et Financier Service Social des Personnels et Comité d'Entraide Sociale du Muséum Cesmu H/F - Muséum National d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de poste

L'agent exerce ses fonctions à temps plein, réparties à parts égales entre le service social des personnels (50 %) et le CESMU (Comité d'Entraide Sociale du Muséum) (50 %).

Il est placé sous l'autorité hiérarchique de l'assistante sociale pour les missions relevant du service social, et sous l'autorité de la Présidence du CESMU pour les missions relevant de l'association.

Missions du poste :

1 - AU SEIN DU SERVICE SOCIAL DES PERSONNELS

Rattaché à la Direction des Ressources Humaines, le service social est composé de l'assistante sociale et de l'assistant(e) administratif(ve) et financier(ère). Le service reçoit les agents du MNHN et de cinq autres établissements de l'enseignement supérieur (EHESS, INALCO, INHA, EPHE-PSL, ENC-PSL).

Secrétariat

• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion de l'agenda de l'assistante sociale : prise de rendez-vous et organisation des réunions ;
• Traitement du courrier ;
• Classement et destruction des dossiers sociaux, dans le respect des règles de confidentialité ;
• Participation à la réalisation des rapports d'activité annuels : suivi statistique et mise en forme.

Administration du service (Muséum seulement)

• Suivi, en lien avec l'assistante sociale et la Directrice des Ressources Humaines, du budget annuel du service ;
• Gestion ponctuelle des besoins administratifs et logistiques du service : informatique, commande de fournitures, etc. ;
• Gestion des commandes de matériels et de prestations, notamment pour les agents en situation de handicap, en lien avec les fournisseurs, prestataires et l'agence comptable du Muséum, via le logiciel SIFAC.

Communication du service social (Muséum seulement)

• Appui à la communication du service social : diffusion d'informations par mail, mise en page ponctuelle de documents et mise à jour ponctuelle de l'intranet, en lien avec l'assistante sociale.

Gestion de l'action sociale (Muséum seulement)

• Information et conseil aux agents sur les prestations sociales ;
• Gestion et suivi administratif des demandes de prestations sociales et de chèques-vacances, de la réception du dossier jusqu'à la mise en paiement, avec transmission des demandes à la comptabilité ;
• Suivi statistique des prestations sociales ;
• Mise à jour du tableau de suivi des commissions d'aides sociales exceptionnelles (environ 4 commissions par an).

2 - AU SEIN DU CESMU

Sous la responsabilité de la Présidente du CESMU, et en coordination avec les élus du bureau de l'association :

Secrétariat

• Préparation des réunions et rendez-vous ;
• Rédaction des comptes rendus des réunions du conseil d'administration ;
• Organisation et tenue régulière des permanences entre 12h30 et 14h (2 à 5 permanences par mois) ;
• Préparation des courriers et dossiers ;
• Classement et archivage des dossiers du CESMU.

Administration de l'association

• Participation à la tenue de la comptabilité, en lien avec le/la trésorier/ère ;
• Participation à la rédaction du bilan annuel de l'association.

Communication du CESMU

• Création et mise à jour des outils de communication interne et externe : intranet, brochures, informations aux agents, etc.

Gestion des actions du CESMU

• Participation à la mise en place, au bon déroulement et au suivi des actions de l'association du personnel : fête de Noël, cartes cadeaux, billetterie et actions récurrentes ;
• Coordination des différentes actions et suivi de leur réalisation ;
• Participation, en lien avec le service social, à l'organisation des commissions sociales destinées à accompagner les agents en difficulté.

Relations professionnelles :

En interne :

• Conseil d'administration et membres élus du bureau du CESMU ;
• Différents services du Muséum (DRH, DEJP, DINSI, etc.) ;
• Ensemble du personnel, dans le cadre des activités du CESMU et du service social.

En externe :

• Prestataires et fournisseurs du CESMU et du service social.

Décrivez l'environnement de travail, afin que les personnes en situation de handicap puissent évaluer les difficultés potentielles (Accès par escaliers, bureaux partagés, beaucoup d'interlocuteurs variés, accès PMR, horaires de travail...) :

• Bureau individuel au sein de chacun des deux services
• Bureau du CESMU situé dans un bâtiment distinct, impliquant des périodes de travail isolé
• Accès au bureau du CESMU par escalier
• Déplacements fréquents sur le site du Jardin des Plantes.

Profil recherché

• Formation Bac/ Bac +2 en comptabilité, gestion, assistanat,
• Une 1ere expérience de 2 ans est exigée,
• Qualités relationnelles, sens du service aux agents, goût pour le travail en environnement associatif et capacité à communiquer de manière claire et adaptée aux différents interlocuteurs ;
• Respect strict de la confidentialité ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et bonne qualité rédactionnelle ;
• Autonomie, organisation, rigueur, réactivité, capacité à gérer les priorités et les délais, et à rendre compte de son activité.

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation :Jardin des Plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorieC ou CDD de droit public renouvelable.

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté(de1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)

Restaurant d'entreprise

Mutuelle d'établissement

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités