Assistant Administratif et Financier H/F - Apprentis d'Auteuil

Face aux défis de la société et du monde, nous nous engageons à accompagner les jeunes confrontés à des difficultés vers une insertion réussie. Nous voulons leur permettre de s'engager en confiance dans la société et bâtir avec eux un monde plus juste et respectueux de la dignité de chacun. Nous choisissons d'agir avec les jeunes, les familles et tous ceux qui partagent cette ambition.

Ce que nous vous proposons

Située aux Gonds (17), à proximité immédiate de Saintes, la Maison d'enfants Chiara Luce est le premier établissement d'Apprentis d'Auteuil en Charente-Maritime.

La structure accueille 24 jeunes adolescents dans un cadre verdoyant et dans de nouveaux locaux chaleureux et sécurisants. Deux unités de vie accueillent chacune 9 jeunes et une unité de semi-autonomie accueille 6 jeunes. L'établissement dispose d'une maison de la parentalité visant à favoriser le lien entre le jeune et sa famille.

Dans ce contexte, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Administratif et Financier (F/H) à mi-temps (0,5 ETP).

Vos missions

Sous la responsabilité du Directeur d'établissement, vos principales missions sont les suivantes:

Assistanat finance et moyens généraux:

• Vous participez à l'élaboration des budgets annuels (fonctionnement, investissements) et en assurez le suivi, en lien avec le directeur d'établissement et le contrôleur de gestion;
  
• Vous veillez au bon respect des délais de clôture d'enregistrement de la comptabilité de proximité et effectuez de contrôles de pré-clôture mensuelle, en lien avec le contrôleur de gestion et le directeur d'établissement;
  
• En tant que référent(e) achats de l'établissement,vous pilotez la gestion des achats et des petits investissements, assurez la facturation et les relations avec les fournisseurs, en lien avec le centre financier et le contrôleur de gestion;
  
• Vous assurez la facturation relative à l'activité de l'établissement auprès du Conseil départemental;
  
• Vous êtes garant(e) de la qualité des saisies dans les outils de gestion et de la bonne transmission des informations aux organismes partenaires, par le biais des outils informatiques dédiés;
  
• Vous assurez la gestion de la caisse de proximité (argent de poche des jeunes, budgets activités...), du compte bancaire de proximité, ainsi que la gestion des cartes de paiement des professionnels et des jeunes (Anytime);
  
• Vous contrôlez les notes de frais et transmettez les justificatifs au centre financier ;
  
• Vous coordonnez et facilitez la mise en oeuvre des décisions prises en comité de direction sur les enjeux qui concernent l'organisation administrative et financière;
  
• Vous gérez les contrats de prestation (maintenance des bâtiments, entretien du jardin, etc...);
  
• Vous assurez le suivi du parc automobile et organisez les révisions, contrôles techniques et réparations diverses;
  
• Vous êtes l'interface avec notre assureur (gestion du parc automobile et sinistres, biens immobiliers).
  

Assistanat de direction:

• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'établissement et les tâches courantes de secrétariat ;
  
• Vous réceptionnez, organisez et diffusez les informations (courriers, appels téléphonique, mails, notes internes, etc.) ;
  
• Vous rédigez des courriers, comptes-rendus de réunions et notes internes de l'établissement, sur des supports numériques ou papiers ;
  
• Vous participez à l'organisation des opérations de communication internes et externes de l'établissement (événements, semaine de la réussite, etc.).