Assistant Services à la Population - Mairie de Genelard H/F - Communes

Dans le cadre d'une réorganisation du service, la commune de Génelard recrute un agent d'accueil polyvalent. Poste d'accueil du public nécessitant dynamisme et réactivité pour s'adapter aux pics d'activité.
Missions du poste :
- Assurer une bonne relation avec les usagers, les élus et les services
- Assurer la transmission des informations de l'usager vers les décideurs ainsi que l'inverse
- Vérifier le suivi et le traitement des affaires : transmission de l'information, traitement approprié de la demande, réponse finale au demandeur.

ACCUEIL DU PUBLIC (physique et téléphonique)
Prendre note des demandes de l'usager et s'assurer du traitement et de la réponse à apporter. Renseigner les administrés et se soucier de délivrer une réponse appropriée.
Transmission des demandes aux services et élus compétents et s'assurer du suivi.
Traitement du courrier (postal et mail) reçu (impression et enregistrement) ainsi que le départ courrier (postal et mail).
ETAT CIVIL
Traitement des demandes d'actes (notaires et administrés).
Traitement des mises à jour des registres (transcriptions, mentions marginales et exécution des taches annuelles), ainsi que préparation des actes, rédaction et assurer le suivi aux instances concernées (ARS, INSEE, etc).
Opérations en lien avec la population (recensement militaire, recensements divers et demandes d'informations ou traitements divers, etc.)
URBANISME - CADASTRE
Réception et traitement des demandes de l'usager, en lien avec le service instructeur de la Communauté urbaine.
Suivi scrupuleux en lien avec service instructeur.
GESTION DES LOCAUX COMMUNAUX LOUES OU MIS A DISPOSITION
Gestion des réservations et locations des salles de réunion et salles polyvalentes et du gîte municipal.
Suivi des paiements.
Coordination avec les services techniques municipaux pour la réalisation des états des lieux, l'entretien courant des locaux et les petites réparations, en amont et aval des occupations.
ASSOCIATIONS
Traitement des demandes relatives au suivi administratif et logistique des manifestations.
SECRETARIAT
Suivi de l'agenda du maire. Rédaction de courriers.
Rédaction des arrêtés du maire et autres documents administratifs.
Suivi de l'archivage des dossiers en mairie.
Gérer l'affichage et la diffusion de l'information (en lien avec la communication).
Participer à la mise en oeuvre d'opérations ponctuelles sur décision de la hiérarchie.
GESTION DES STOCKS
Suivi des stocks de produits d'entretien et fournitures administratives
Gestion des commandes
AFFAIRES SOCIALES
Traitement des dossiers avec élus en charge et suivi des opérations ponctuelles mises en oeuvre (repas des ainés, colis, collectes et ventes diverses, etc.)
Accueil et suivi du public en situation de difficultés sociales et/ou d'exclusion sociale

Bonne connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
Qualité d'expression orale et écrite
Très bonne maîtrise de l'outil informatique
Sens du service public
Rigueur et organisation
Polyvalence
Respect des consignes
Respect des obligations de discrétion, confidentialité, sens de la diplomatie