Responsable Administratif Polyvalent - Commune d'Entrechaux H/F - Communes

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge d'une partie des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.

a/ Gestion administrative et encadrement :
- Assure une partie du secrétariat de la mairie
- Encadre 1 agent administratif chargé d'accueil
- Forme et responsabilise les stagiaires accueillis
- Travaille en relation avec les élus du conseil municipal

b/ En matière d'urbanisme :
- Gestion du service urbanisme
- Réception et suivi des dossiers de leur enregistrement jusqu'à la notification de la décision (conseils, demande d'avis auprès des tiers)
- Suivi des contentieux
- Relation avec le service instructeur intercommunal, avec le contrôle de légalité
- Établissement des dossiers ERP
- Participation et suivi des travaux de révision du plan local d'urbanisme

c/ En matière d'état civil :
- Instruit et constitue les actes d'état civil
- Assure la tenue des registres

d/ Sur les dossiers techniques :
- Suivi des commissions de sécurité
- Gestion et suivi des dossiers "Forages et puits"
- Gestion et suivi du Règlement Intérieur de Défense Extérieure contre l'Incendie (RDDECI)
- Gestion dossiers de voirie communale, classement voirie relations avec les géomètres et les notaires

e/ Gestion du cimetière communal
- Information des usagers
- Informatisation du plan du cimetière et de sa gestion
- Coordonnatrice du recensement de la population

f/ En matière d'élections :
- Suivi et animation de la commission de contrôle des listes électorales
- Gestion des mouvements (inscriptions, radiations) sur le REU et le logiciel métier
- Responsable de la tenue des registres électoraux
- Suivi du contentieux électoral

g/ En matière de ressources humaines :
- Gestion des congés et absences des agents, contrôle du temps de travail
- Référente formation de la collectivité en charge du suivi des formations des agents

h/ Autres :
- Suivi des travaux de la commission communale des impôts directs
- Inscription scolaires et gestion du logiciel "Base élèves"
- Coordonnatrice du recensement de la population
- Suivi et rédaction des autorisations administratives (débits de boisson, arrêtés de voirie,...)
- Gestion et suivi des dossiers de Déclaration d'Intention d'Aliéner
- Régisseuse en charge de la location des salles municipales

- SAVOIRS :
- avoir une bonne connaissance des finances publiques ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, le code des marchés publics et les procédures administratives ;
- connaître et mettre en oeuvre les orientations et priorités des élus ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles (notes d'opportunité, de synthèse, etc.) ;
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes, de rédaction des mentions ;
- appliquer les méthodes et outils du management par projet et objectif ;
- maîtriser les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique (M14, M4, etc.).

- SAVOIR FAIRE :
- conseiller les élus et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement ;
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;
- définir les besoins du service et les compétences associées ;
- gérer le recrutement, l'intégration, la formation, la carrière des agents ;
- évaluer les agents ;
- élaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations ;
- rechercher des financements et s'adapter aux contraintes financières.

- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- avoir une réelle capacité managériale ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.