Assistant Services à la Population - Mairie de Villaines les Rochers H/F - Communes

Accueil des administrés à la mairie, ainsi qu'à l'agence postale. Poste à mi-temps

ACCUEIL ET RELATION AVEC LE PUBLIC :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ;
- Accueillir, informer et conseiller les usagers ;
- Orienter les administrés vers les services municipaux ou organismes compétents ;
- Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.

MISSIONS DE SECRETARIAT :
- Assurer des prestations courantes de secrétariat (gestion du courrier, rédaction d'arrêtés municipaux (voirie, buvette, travaux...) ;

ÉTAT CIVIL :
L'agent assure, dans le cadre de ses compétences et des délégations qui lui sont confiées :
- Délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livret de famille (logiciel Berger Levrault) ;
- Délivrer des documents et actes conformément à la réglementation (attestations de recensement citoyen, attestations d'accueil...).

SERVICES POSTAUX :
L'agent assure l'accueil et les opérations postales proposées aux habitants.
- Accueillir les usagers ;
- Assurer l'affranchissement des lettres et colis ;
- Assurer la vente de timbres-poste et des emballages Colissimo ;
- Réceptionner les dépôts de courrier ;
- Assurer les opérations de dépôt et de retrait d'espèce, des lettres et colis, notamment des recommandés.

Savoirs :
- Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une mairie notamment d'un service à la population ;
- Connaissance des missions et compétences des collectivités territoriales ;
- Connaissance des principes du service public ;
- Connaissance des procédures administratives ;
- Connaissances dans les domaines de l'état civil, ;
- Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données ;


Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner différents publics ;
- Identifier et analyser une demande ;
- Orienter efficacement un usager ;
- Appliquer une procédure administrative ;
- Rédiger des courriers et documents administratifs ;
- Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique.
- Utiliser les logiciels métiers ;
- Respecter les délais et les procédures ;
- Manipuler des fonds et assurer une tenue rigoureuse de caisse ;
- Gérer les situations sensibles ou conflictuelles.

Savoir-être :
- Sens du service public ;
- Sens de l'accueil ;
- Qualités relationnelles ;
- Écoute et disponibilité ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Rigueur et méthode et organisation ;
- Autonomie ;
- Réactivité ;
- Diplomatie ;
- Maîtrise de soi ;
- Empathie, notamment dans le cadre des démarches funéraires ;
- Esprit d'équipe ;
- Adaptabilité et polyvalence.