Coordinateur·rice Administratif H/F - France Travail

Nous recherchons notre futur-e coordinateur-ice administratif pour accompagner les deux co-directrices dans la gestion administrative et le fonctionnement quotidien de l'association.
Véritable point d'appui pour l'équipe, vous occuperez un poste transversal qui vous permettra de travailler avec l'ensemble des salarié-es, les membres du réseau, les bénévoles et le Conseil d'administration.
Vous êtes une personne polyvalente, organisée, curieuse et agile, qui aime faciliter le travail des autres et contribuer à faire avancer les projets collectifs.
Vous travaillerez dans une équipe dynamique, bienveillante et collaborative.

Vos missions principales :

Gestion administrative et financière
Vous serez un rouage essentiel au bon fonctionnement de l'association :
Traiter le courrier et organiser le classement, la diffusion et l'archivage des documents ;
Participer à la rédaction et à la diffusion des documents administratifs et des bilans d'activités ;
Assurer le suivi des agréments de l'association ;
Participer au suivi financier : facturation, devis, paiement des factures et salaires, relances, remises bancaires et chèques, relances impayées, etc
Assurer le suivi de trésorerie en lien avec la direction
Contribuer à la recherche de financements publics et privés ainsi qu'au suivi des dossiers de subventions et conventions

Soutien à l'activité de formation
Le CPIE Lidoc, certifié QUALIOPI, développe la formation pour permettre la montée en compétence du réseau et des acteur-ices locaux sur les enjeux environnementaux
En lien avec la direction, vous participerez à :
Recenser les besoins de formation du réseau ;
Rechercher et accompagner les formateur-rices ;
Assurer le suivi administratif des formations : devis, conventions, factures ;
Participer à leur organisation logistique ;
Contribuer au suivi de la certification Qualiopi.

Ressources humaines et logistique :
Vous serez également un interlocuteur clé pour faciliter le quotidien de l'équipe et veiller à une organisation du travail fluide et agréable :
Élaborer les contrats de travail et les bulletins de paie ;
Assurer le suivi des congés, absences et arrêts maladie ;
Assister la direction dans le suivi du plan de développement des compétences ;
Saisir les contrats des volontaires en service civique et assurer leur suivi.
Assurer l'intendance des outils de travail (fournitures, matériel, assurances des locaux et du véhicule, etc) et des outils numériques (gestion des mailing lists, comptes mails, dossiers partagés, serveur et infrastructure réseau)
Participer à l'organisation du calendrier de la structure et de la direction
Assurer le standard téléphonique.

Vie associative et animation du réseau
Vous contribuerez également à faire vivre le projet associatif :
Être en lien avec les adhérent-es et bénévoles et le réseau
Assurer la gestion des adhésions et cotisations, tenir à jour les fichiers et l'annuaire du réseau
Gérer et faire vivre le centre de ressources
Participer aux temps forts de l'association et du réseau (journée annuelle, séminaire d'équipe, rencontres régionales, etc

Vous avez :
Une expérience réussie en gestion administrative et financière ;
Une bonne compréhension du fonctionnement associatif ;
Une sensibilité aux enjeux environnementaux ;
Un intérêt pour le travail en réseau et les dynamiques collectives ;
Des connaissances en comptabilité analytique et en gestion financière ;
Des connaissances en droit du travail et de la formation;
Une bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques ;
Une appétence pour les outils numériques et les solutions qui facilitent l'organisation du travail.

Vous êtes :
Très organisé-e, tout en sachant vous adapter aux imprévus ;
Autonome et capable de prendre des initiatives

Aménagement du temps de travail :
Possibilité d'organiser sa semaine sur 4,5 jours (au lieu de 5 jours par semaine) ;
Jusqu'à 2 jours de télétravail/semaine
Bi-annualisation des heures

Prise de poste en novembre

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.