Assistant Administratif et Comptable - Synd Departemental d'Energie de la Haute-Garonne H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Situation fonctionnelle:
Au sein de la Direction Générale Adjointe en charge des ressources, finances et bâtiments, sous l'autorité du responsable du service des finances.

Mission :
Suit et gère l'organisation des dossiers administratifs et comptables.
Gère la facturation et le suivi lié au marché de l'entretien de l'éclairage public et des feux tricolores. Refacture les travaux aux communes.

Relations fonctionnelles :
- Echanges quotidiens et concertation au sein du service
- Echanges réguliers avec les autres services de la collectivité et avec les entreprises et les services déconcentrés de l'Etat
- Echanges ponctuels avec d'autres collectivités

Activités principales

1) Gestion administrative
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Vérifier la validité des informations traitées
- Mettre en forme des dossiers
- Gérer des tableaux de bord (courrier, suivi des décomptes définitifs, suivi de la facturation des entreprises...)

Accueil téléphonique du service
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

Réalisation de travaux bureautiques
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Recevoir et traiter les courriers électroniques
- Vérification des devis associés aux demandes d'OE
- Gestion du courrier entrant du service
- Archivage numérique


2) Gestion comptable
Suivi global du marché d'entretien de l'éclairage public et des feux tricolores
- Gestion du PARC mensuel et de l'actualisation prévue dans le cadre du marché
- Traiter la facturation mensuelle (vérification et validation de la partie « entretien et maintenance lourde »)
- Préparer les mandats liés
- Piloter la refacturation associée avec la création de courriers et de titres de recettes
- Calculer les pénalités de retard
- Elaborer et mettre à jour le tableau de suivi mensuel
- Prendre en compte les évolutions susceptibles d'intervenir en cours de marché

Suivi et traitement des décomptes définitifs
- Création des dossiers
- Suivi et création de courrier d'observations
- Calcul des pénalités de retard et suivi sur tableau de bord

Réception, vérification et classement des pièces comptables
- Apprécier la validité des pièces justificatives
- Contrôler les pièces et documents comptables ou financiers
- Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers

Traitement informatique des dossiers dans logiciel financier, base Access, portail VPN HELIOS et outils bureautiques.

Formations nécessaires :
Outils de bureautique
Notions de comptabilité publique

Conditions d'exercice :
Moyens informatiques et accès partagés aux applications :
Magnus, ACCESS, bases de données internes au SDEHG.

Compétences professionnelles et techniques :
Maîtrise de l'orthographe
Technique de secrétariat
Règles de gestion comptable et de gestion financière
Notions de marchés publics

Compétences comportementales :
Grandes qualités relationnelles
Rigueur, méthode et organisation
Discrétion
Utilisation des outils bureautiques et des progiciels professionnels