Assistant Administratif - Mairie de Montreuil Sous Pérouse H/F - Communes

La commune de Montreuil-Sous-Pérouse recrute un assistant administratif (H/F)
L'agent travaille en relation avec les agents du service (administratif et technique) et en relation directe avec les usagers (particuliers ou associations), entreprises et autres partenaires extérieurs (Préfecture, Trésorerie, CDG, Communauté d'agglo...) et prestataires de service.
L'agent échange les informations avec le Maire, les élus et les différents services.

Activités principales :
- Accueil et renseignement du public (population, associations...) au bureau du secrétariat ou par téléphone
- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité
- Affichage d'informations
- Réception des déclarations et gestion de l'état civil
- Enregistrement et diffusion des demandes d'urbanisme
- Gestion, traitement et diffusion du courrier et des mails
- Gestion du planning des salles avec l'adjoint responsable de la gestion des bâtiments
- Gestion administratif des logements communaux
- Gestion des affaires militaires et du recensement
- Réception et gestion des dossiers d'aide sociale en lien avec l'élu référent aux affaires sociales
- Gestion du cimetière (concessions) avec l'adjoint référent
- Élaboration de l'information (feuille info, bulletin, site...) avec l'adjoint à la communication
- Préparation des réunions de conseil municipal et des commissions (convocations, délibérations, arrêtés et comptes rendus...)
- Travail en lien avec les élus.
Activités spécifiques :
- Gestion du fichier élection (organisation matérielle et administrative des élections...)
- Coordinatrice du recensement population.

Compétences :
- Accueillir et être à l'écoute du public
- Maîtriser l'outil informatique et connaissance des logiciels spécifiques
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Avoir une large autonomie dans l'organisation de son travail
- Travailler en concertation avec les élus (urbanisme, projets communaux ... )
- Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils, garant de l'image du service public
- Connaître le statut de la FPT et les règles d'état civil et d'urbanisme.

- Horaires réguliers liés à l'accueil du public qui peuvent toutefois varier en fonction des disponibilités par rapport aux élus ou à la présence aux réunions de conseil municipal
- Discrétion et confidentialité des dossiers à respecter
- Devoir de réserve.

Autonomie dans l'organisation du travail
Polyvalence et capacité d'adaptation
Bonne maîtrise des outils bureautiques
Qualités rédactionnelles indispensables et relationnelles
Sens du service public et de l'accueil
Sens de l'écoute
Capacité à rechercher et appliquer une réglementation
Capacité à rendre compte à la hiérarchie
Organisation et méthode
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Formation en secrétariat, gestion administrative ou expérience équivalente souhaitée
Une expérience en mairie ou collectivité des collectivité territoriale serait appréciée