Gestionnaire H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP STRASBOURG

Les activités du service

Sous l'autorité du Chef d'établissement, l'adjoint administratif exerce des missions spécifiques et transversales.

Composition et effectifs du service

Variable selon le service d'affectation

Votre hiérarchie

Cheffe d'établissement - Adjoint à la cheffe d'établissement - Responsable des Services Administratifs et Financiers - Chefs(fes) de service

Vos interlocuteurs métiers

Variable selon le service d'affectation

Missions spécifiques :

Service du secrétariat de direction: Poste soumis à entretien:

Dans le cadre de son affectation, l'agent effectuera des missions de secrétariat:

· Demande de casier B2 pour les accès sécurisés des personnes extérieures à l'établissement

· Edition des accès via le logiciel spécifique en respectant les zones et périodes, après recensement des informations requises et validation de la direction

· Réception des appels téléphoniques dont filtrage

· Traçabilité des courriers de la direction

· Gestion du courrier arrivant/sortant

· Gestion des badges sécurisés pour les visiteurs et pour les personnels suivant la procédure d'accès établie

· Classement des comptes-rendus d'incidents

· Préparation et diffusion du tableau des permanences et des astreintes

· Rédaction et Diffusion des notes de service

· Rédaction des comptes-rendus des réunions interservices

· Gestion de la réservation des véhicules

· Gestion de la réservation des salles de réunion

· Participation active aux process d'Archivage de l'Etablissement

Dans le cadre de ses fonctions, l'agent sera amené à réaliser des missions de secrétariat pour le compte du Service du travail et de la formation professionnelle des détenusainsi que pour le Service du Bureau des Liaisons Internes et Externe.

Les attendus seront développés dans le cadre de l'entretien.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Ordinateur portable - Téléphone - Copieur/Scanneur - Logiciel spécifique Administration pénitentiaire

Connaissances

Outils bureautiques Open Office
Environnement administratif et institutionnel
Techniques de communication écrite et orale
Gestion administrative

Savoir-faire

Sens de l'organisation - Savoir Prioriser
Savoir gérer plusieurs thématiques en parallèle
Respecter des contraintes temporelles
Enregistrer et classer des documents

Savoir-être

Réactivité - Être rigoureux
Sens des relations humaines et du travail en équipe
Savoir respecter la confidentialité
Sens du service public